Dua pekan sebelum penyelenggaraan Kongres Nasional PPK Subud Indonesia di Surabaya, pada 13 Januari 2023, Subud Bogor memutuskan mengirim tim pendahuluan ke Jawa Timur. Pengiriman tim ini dinilai penting karena ada sejumlah hal mengenai keberangkatan rombongan Subud Bogor yang membutuhkan penjajakan lebih lanjut di lapangan.
Pengurus Subud Bogor kemudian bersepakat memberangkatkan Sekretaris PPK Subud Bogor Pak Pramana dan PP Subud Bogor Pak Mahsum sebagai tim pendahuluan. Mereka berangkat menggunakan moda transportasi yang sama dengan yang akan digunakan rombongan peserta kongres dari Subud Bogor, yakni kereta api KA Airlangga dari Stasiun Pasar Senen, Jakarta.
Perjalanan kereta akan memakan waktu 12 jam sebelum mencapai Stasiun Pasar Turi, Surabaya. Harga tiket kereta ini Rp 104 ribu untuk sekali perjalanan. Namun, jadwal keberangkatan kereta hanya satu kali yakni pukul 11 siang. Akibatnya rombongan baru tiba di Surabaya pukul 11 malam di hari yang sama. Untuk itu, tim pendahulu harus mencarikan alternatif akomodasi dan transportasi dari stasiun menuju lokasi Kongres Nasional.
Beruntung, tim pendahulu Subud Bogor langsung berkomunikasi dengan panitia lokal dan pengurus Subud Surabaya. Dibantu oleh Ketua Panitia OC Kongres, Mas Bagiyon, tim Subud Bogor memperoleh kepastian penginapan di Hall Subud Surabaya pada malam pertama ketika tiba dan bisa beristirahat di lokasi yang sama seusai kongres, sembari menanti jadwal kereta kembali ke Bogor pada pukul 11 malam.
Tim pendahulu juga menjajaki beberapa moda transportasi dari stasiun Pasar Turi sampai ke Hall Subud Surabaya di kawasan Manyar, dan dari Hall Subud ke lokasi Kongres di Hotel Grand Empire Palace, kawasan Tunjungan. Tak lupa, Tim mencarikan katering untuk menyediakan makan pagi di hari pertama di Surabaya dan makan malam di hari terakhir. Pasalnya, biaya registrasi Kongres tidak mencakup kedua jadwal makan tersebut.
Tim pendahulu Subud Bogor bahkan sengaja menginap di Hotel 88 yang akan menjadi lokasi penginapan peserta kongres. Dengan kunjungan ini, Pak Nana dan Pak Mahsum bisa memeriksa langsung sarana dan fasilitas yang tersedia untuk peserta nantinya.
Berkat koordinasi yang rapi dan bantuan dari Subud Surabaya, selama dua hari di sana, tim pendahulu Subud Bogor berhasil memperoleh semua informasi yang dibutuhkan. Tim juga langsung memesan akomodasi dan konsumsi untuk kebutuhan rombongan yang akan tiba dua pekan kemudian. Pak Nana dan Pak Mahsum bahkan ikut kerja bakti membersihkan Hall Subud Surabaya, agar lokasi tersebut bisa ditempati anggota dengan layak.
Persiapan detail jauh-jauh hari ini penting dilakukan karena sebagian peserta Kongres dari Subud Bogor, Ranting Sukabumi dan Ranting Sukamulia, sudah berusia sepuh. Para anggota lansia ini mudah lelah dan perlu dipastikan kesejahteraannya selama perjalanan yang cukup jauh. Selain itu, banyak peserta yang belum pernah bepergian jauh sehingga setiap etape perjalanan perlu dirancang dan disiapkan dengan matang. Ini perlu diantisipasi agar semua anggota bisa menikmati perjalanan spiritual mereka dalam menghadiri Kongres Nasional di Surabaya.
Bukan main, . . hebat pisan tulisannya 👍