Setiap pekan pertama pada bulan berjalan, Pengurus Perkumpulan Persaudaraan Kejiwaan Susila Budhi Dharma (Subud) Bogor, Pengurus Yayasan Subud Bogor dan Pembantu Pelatih Subud Bogor rutin mengadakan rapat koordinasi dan latihan bersama PP bersama Pengurus.
Rapat dan latihan kejiwaan bersama ini penting untuk menjaga kerukunan dan sinergi antara Pembantu Pelatih dan Pengurus di sebuah kelompok latihan. Seperti dawuh YM Bapak Muhammad Subuh Sumohadiwidjojo, penentu dari maju mundurnya sebuah cabang/ranting di Subud ada di tangan para PP. Adapun pengurus adalah pelaksana semua rencana dan misi dari Dewan PP di kelompok tersebut.
Kebetulan, rapat koordinasi pada Agustus 2022 jatuh pada Sabtu Wage, sehingga pelaksanaannya pun dilakukan setelah rampungnya acara bakti sosial berupa pembagian nasi kotak untuk 70 warga di lingkungan sekitar Subud Bogor.
Pada rapat koordinasi, pengurus Subud Bogor dan pengurus Yayasan Subud Bogor melaporkan apa saja kegiatan dan program yang sudah terlaksana, apa saja rencana kegiatan untuk sebulan ke depan, serta evaluasi dari apa yang telah berjalan. Kritik dan saran dibahas secara terbuka dan apa adanya, tanpa ada rasa ketersinggungan maupun upaya untuk mencari kambing hitam atas kekurangan/kesalahan yang terjadi.
Selain itu, rapat juga mendengarkan laporan penggunaan dana dari bulan sebelumnya, bukti pemakaian dana serta laporan mengenai sisa dana yang belum terpakai. Berdasarkan informasi tersebut, Bendahara Yayasan Subud Bogor akan menyusun rencana anggaran dan belanja pada bulan berikutnya. Dengan siklus pelaporan dan perencanaan yang konsisten ini diharapkan ada kesinambungan antara pendapatan dan pengeluaran Yayasan Subud Bogor demi menjamin keberlangsungan organisasi ini dalam jangka panjang.
Selain membahas urusan organisasi, enterprise, sosial dan kebudayaan, Rapat Koordinasi juga membahas urusan kejiwaan. Dewan Pembantu Pelatih Subud Bogor menyetujui pelaksanaan latihan bersama khusus PP secara rutin di pekan pertama setiap bulan. Selain itu, disepakati juga pentingnya PP menyusun rencana kunjungan rutin ke rumah anggota Subud yang lama tak terlihat di gedung latihan.
Seluruh keputusan dan kesepakatan dari rapat koordinasi ini kemudian dilaporkan pada Dewan Pembina Yayasan Subud Bogor. Rapat ditutup dengan latihan kejiwaan bersama. Diharapkan mekanisme rapat rutin dan latihan bersama ini bisa meningkatkan kerukunan antar pengurus dan PP Subud Bogor.